Отчёт по AlfaCRM: лиды, пробные уроки, оплаты

Отчёт для детского центра на данных AlfaCRM

Детские развивающие центры, школы программирования, танцевальные и спортивные секции продают через пробное занятие. Родитель оставляет заявку, администратор записывает ребёнка на пробный урок, после урока семья решает, покупать ли абонемент. AlfaCRM хранит все шаги: лида с источником и статусом, урок, карточку клиента и платежи в кассе. Reportkey читает их через API и собирает раздел регулярного отчёта для владельца, управляющего филиалом или рекламного подрядчика.

Интеграция AlfaCRM: email, API-ключ и филиал

Доступ к API AlfaCRM привязан к пользователю системы. Для подключения нужны адрес вашей AlfaCRM, email пользователя и API-ключ из его профиля. Роль пользователя должна иметь доступ к модулю API; данные в отчёт попадают в пределах его прав. По этим данным Reportkey получает временный токен, который действует час и продлевается при активности, поэтому пароль от CRM не нужен.

Всё вводится один раз в разделе интеграций, а в проекте выбирается ID филиала. У сети центров каждый филиал выбирается отдельно. Если ключ сбросят в профиле пользователя, подключение помечается для повторного входа; настройки проекта при этом сохраняются.

Источники лидов AlfaCRM и новые клиенты

В AlfaCRM лиды и клиенты лежат в одном списке и различаются признаком обучения. У каждой карточки есть дата создания, источник из справочника центра и статус лида. Блок «Лиды и клиенты по источникам» показывает:

• Новые лиды — карточки, созданные за период;
• Новые карточки клиентов — сколько из них уже учатся;
• Доля клиентов среди новых — главный показатель качества канала;
• Разрезы — источник, статус лида, филиал, период.

Справочник источников центр ведёт сам: «Яндекс», «Инстаграм*», «сарафан», «вывеска». Отчёт берёт названия как есть, поэтому стоит договориться об одном наборе значений для всех администраторов.

Пробные занятия: от заявки до урока

Пробный урок — узкое место любой школы с абонементами. Блок пробных занятий берёт уроки, включая пробные, с датой и статусом и показывает, сколько пробных назначено и сколько проведено по филиалам и периодам. Если лидов много, а проведённых пробных мало, проблема в записи и напоминаниях, а не в рекламе. Если пробных много, а клиентов мало — в самом уроке или предложении после него.

Конверсия лида в клиента без даты перехода

У этой цифры есть особенность, которую лучше объяснить заказчику заранее. В карточке AlfaCRM нет даты, когда лид стал клиентом, — API отдаёт только текущий признак. Поэтому отчёт считает так: из лидов, созданных в периоде, сколько сейчас имеют статус клиента. Для свежего месяца конверсия ниже реальной и подрастает по мере того, как семьи покупают абонементы.

Поступления по кассам и филиалам

Деньги считаются по платежам из касс AlfaCRM: сумма поступлений, число платежей и средний платёж в разрезе филиала, кассы и периода, по дате документа. Это не стоимость проданных абонементов и не начисления — только то, что проведено через кассу CRM. Оплата, прошедшая мимо кассы, в отчёт не попадёт.

AlfaCRM и реклама школы в одном отчёте

Отчёт центра полезнее, когда рядом стоят затраты:

• Яндекс Директ — поиск по запросам «робототехника для детей рядом»;
• VK Реклама и сообщество ВКонтакте — родители в соцсетях;
• Яндекс Метрика — формы записи на пробное;
• Callibri — звонки и заявки с сайта.

Пример сводки для руководителя — в демо-отчёте для внутренней команды. Похожие отраслевые системы — на странице CRM для отчётов, стоимость и 14 дней бесплатно — на странице тарифов.