Отчёт по Мой Класс: заявки, записи, оплаты

Отчёт для школы и кружков на CRM Мой Класс

Мой Класс выбирают школы иностранных языков, детские кружки, студии творчества и спортивные секции, где ученики записываются в группы на курс. Набор идёт волнами — к сентябрю, после новогодних каникул, перед летом, — и в каждую волну школа платит за рекламу. Главная единица в CRM — запись в группу: у неё есть курс, статус, цена, рекламный источник, способ создания, метки и менеджер. Reportkey читает эти записи вместе с клиентами, счетами и платежами и собирает раздел регулярного отчёта.

Интеграция Мой Класс по API-ключу компании

Подключение делается на уровне компании, а не сотрудника. API-ключ берётся в настройках Мой Класс, в разделе интеграций и API, и вводится один раз на странице интеграций Reportkey. По ключу сервис получает токен компании и сам его продлевает. Reportkey только читает данные: группы, расписание и карточки не меняются.

Агентство, которое ведёт несколько школ, заводит отдельное подключение для каждой. Если ключ перевыпустят в настройках CRM, подключение помечается для повторного входа, а настройки проекта сохраняются.

Источники заявок в Мой Класс: рекламный источник и способ создания

У записи в группу два поля, которые часто путают. Рекламный источник — откуда человек узнал о школе: поиск, соцсети, рекомендация, вывеска. Способ создания — как заявка попала в CRM: форма сайта, виджет, ручной ввод администратором. Блок «Новые заявки по источникам» умеет показывать оба разреза и метки кампаний:

• Новые записи в группы за период по дате создания;
• Новые клиенты — карточки клиентов, созданные за период;
• Разрезы — рекламный источник, способ создания, UTM, филиал, период.

Значения источников школа задаёт сама, а метки попадают из формы сайта. Если администратор не выбирает источник для телефонных заявок, они уходят в отдельную строку, и это заметно в отчёте.

Результаты записи в группы

Второй блок отвечает на вопрос «а сколько из них учится». Записи группируются по статусам, которые настроены в школе, а дата смены статуса хранится в самой записи. Отсюда доля дошедших до обучения по курсам и филиалам: какой курс набирается, где заявки зависли в ожидании, где их много, но до первого занятия доходят единицы.

Поступления, возвраты и выставленные счета

Деньги в Мой Класс разложены по типам операций: поступление, списание, возврат. Списания и возвраты хранятся со знаком минус, и если их просто сложить с приходом, получится чистая сумма, в которой возвраты незаметны. Отчёт считает поступления только по приходу, возвраты выводит отдельно, а счета показывает третьей строкой. Счёт — это выставленная сумма со сроком оплаты, а не деньги. Разрезы — филиал, тип оплаты и период.

Аналитика CRM для кружков вместе с рекламой

Набор в группы логично показывать рядом с затратами на него:

• Яндекс Директ — запросы вроде «английский для взрослых онлайн»;
• VK Реклама и сообщество ВКонтакте — родители и взрослые ученики;
• Яндекс Метрика — формы записи на сайте;
• Roistat — если сквозная аналитика уже настроена там.

Пример отчёта для заказчика — в демо-отчёте фрилансера. Другие системы для школ и сферы услуг — на странице CRM-интеграций Reportkey, стоимость — на странице тарифов.